miércoles, 8 de abril de 2015
martes, 7 de abril de 2015
UNIDAD 5: MEMORIA DE UN EVENTO DEPORTIVO
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un
documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir
errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento
de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS, ETC.
4. AGRADECIMIENTOS
5. JUSTIFICACIONES
Ejemplo de memoria de un evento deportivo:
Introducción
Los Encuentros de Cicloturistas y Ciclistas Urbanos se celebran cada dos años organizados
por un grupo de ConBici. En ellos se realiza una ruta cicloturista de varios días por alguna(s) de
las provincias de España. La organización establece un calendario con rutas diarias que llegan
cada día a un punto de reunión donde se pernocta. Durante el día se monta en bici de forma
autónoma, llevando en ella cada participante todo lo necesario para la convivencia durante los
días que duran los encuentros, se disfruta de la naturaleza, se hace deporte, y se debate.
En noviembre de 2005 la asociación de usuarios de la bicicleta de Málaga, Ruedas Redondas,
se ofreció para su organización en la Semana Santa de 2007. Por primera vez desde 1985 se
han celebrado en Andalucía.
Organización
Ruedas Redondas establece un comité organizador de unas 10 personas que durante un año,
y de forma altruista, realizan o coordinan las siguientes tareas:
1º. Visita a las distintas administraciones públicas que patrocinan el evento, a saber:
• Los ayuntamientos de Antequera, Teba, Olvera, Ronda, El Burgo, Álora y Málaga.
• La Junta de Andalucía:
o Consejería de Turismo, Comercio y Deportes.
o Consejería de Medio Ambiente.
• La Diputación de Málaga.
• La Fundación Deportiva del Ayuntamiento de Málaga.
2º. Establecimiento y recorrido completo de Los Encuentros por la provincia de Málaga y parte
de Cádiz, documentado con mapas y perfiles para cicloturismo.
3º. Elaboración de un cuaderno de ruta con la información del itinerario de cada etapa junto a
información turística de interés.
4º Desarrollo una página web donde se informa sobre todo lo que necesitan saber los
participantes, y donde se centralizan las inscripciones de toda España.
5º Contratación de un seguro de
responsabilidad civil y de accidente para cada
participante con la empresa Flama Asesores,
filial de Mapfre.
6º Atención a las inscripciones y preguntas
previas al evento de todos los participantes.
7º Preparación del material a repartir entre los
participantes.
Finalmente se inscriben en total 301
cicloturistas.
El recorrido definitivo se ilustra en el mapa
adjunto.
Además del comité organizador del evento, 10 personas, se organiza un grupo de voluntarios
de Ruedas Redondas de 22 personas más para repartir todas las tareas que genera el
desarrollo del evento durante los días que dura. Voluntarios
El trabajo de los voluntarios de Ruedas Redondas durante los 10 días que duraron Los
Encuentros fue el siguiente:
1º Atender a todos los participantes inscritos el primer día que llegan.
2º Estar disponibles, por turnos, al comienzo y finalización de cada etapa, para cualquier duda
o problema que tuvieran los participantes. Dormir en los polideportivos un mínimo de 2
voluntarios cada noche para posibles incidencias.
3º Realizar las rutas por delante de los participantes para solventar cualquier improvisto y
señalizar convenientemente los lugares de posibles pérdidas.
4º Conducir la furgoneta con todo el material de apoyo: megafonía, camisetas, herramientas y
repuestos básicos de bicicletas...
5º Después de contactar con los encargados de los ayuntamientos, cuando no hubiera
guardias jurados, encargarse de abrir y cerrar los polideportivos, recoger objetos perdidos y
encender y apagar las luces.
6º Recibir a los participantes en los autobuses de apoyo y ayudar a la carga/descarga de
bicicletas.
7º Informar cada día del lugar y horario del desayuno, y del horario de apertura del
polideportivo, ya que cada ayuntamiento tenía sus restricciones.
8º Estar localizable siempre por móvil.
La recepción
El primer día, viernes 30, llegaron a Antequera unos 60 participantes. El día siguiente, sábado,
llega el grueso de los participantes, unos 110.
A cada recién llegado se le hace entrega de los obsequios:
-Una gorra con el logo de “Andalucía”.
-Un cuaderno de ruta con la descripción del itinerario diario y sitios de interés turístico.
-Un bidón de agua para bicicleta.
-Una camiseta con el logo de la Junta de Andalucía y la mascota de Los Encuentros 2007.
-Vales para los desayunos, la comida en la Vía Verde, y la merienda en el Castillo de
Gibralfaro.
-Lista de teléfonos de urgencias y móviles de voluntarios.
documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir
errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento
de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS, ETC.
4. AGRADECIMIENTOS
5. JUSTIFICACIONES
Ejemplo de memoria de un evento deportivo:
Introducción
Los Encuentros de Cicloturistas y Ciclistas Urbanos se celebran cada dos años organizados
por un grupo de ConBici. En ellos se realiza una ruta cicloturista de varios días por alguna(s) de
las provincias de España. La organización establece un calendario con rutas diarias que llegan
cada día a un punto de reunión donde se pernocta. Durante el día se monta en bici de forma
autónoma, llevando en ella cada participante todo lo necesario para la convivencia durante los
días que duran los encuentros, se disfruta de la naturaleza, se hace deporte, y se debate.
En noviembre de 2005 la asociación de usuarios de la bicicleta de Málaga, Ruedas Redondas,
se ofreció para su organización en la Semana Santa de 2007. Por primera vez desde 1985 se
han celebrado en Andalucía.
Organización
Ruedas Redondas establece un comité organizador de unas 10 personas que durante un año,
y de forma altruista, realizan o coordinan las siguientes tareas:
1º. Visita a las distintas administraciones públicas que patrocinan el evento, a saber:
• Los ayuntamientos de Antequera, Teba, Olvera, Ronda, El Burgo, Álora y Málaga.
• La Junta de Andalucía:
o Consejería de Turismo, Comercio y Deportes.
o Consejería de Medio Ambiente.
• La Diputación de Málaga.
• La Fundación Deportiva del Ayuntamiento de Málaga.
2º. Establecimiento y recorrido completo de Los Encuentros por la provincia de Málaga y parte
de Cádiz, documentado con mapas y perfiles para cicloturismo.
3º. Elaboración de un cuaderno de ruta con la información del itinerario de cada etapa junto a
información turística de interés.
4º Desarrollo una página web donde se informa sobre todo lo que necesitan saber los
participantes, y donde se centralizan las inscripciones de toda España.
5º Contratación de un seguro de
responsabilidad civil y de accidente para cada
participante con la empresa Flama Asesores,
filial de Mapfre.
6º Atención a las inscripciones y preguntas
previas al evento de todos los participantes.
7º Preparación del material a repartir entre los
participantes.
Finalmente se inscriben en total 301
cicloturistas.
El recorrido definitivo se ilustra en el mapa
adjunto.
Además del comité organizador del evento, 10 personas, se organiza un grupo de voluntarios
de Ruedas Redondas de 22 personas más para repartir todas las tareas que genera el
desarrollo del evento durante los días que dura. Voluntarios
El trabajo de los voluntarios de Ruedas Redondas durante los 10 días que duraron Los
Encuentros fue el siguiente:
1º Atender a todos los participantes inscritos el primer día que llegan.
2º Estar disponibles, por turnos, al comienzo y finalización de cada etapa, para cualquier duda
o problema que tuvieran los participantes. Dormir en los polideportivos un mínimo de 2
voluntarios cada noche para posibles incidencias.
3º Realizar las rutas por delante de los participantes para solventar cualquier improvisto y
señalizar convenientemente los lugares de posibles pérdidas.
4º Conducir la furgoneta con todo el material de apoyo: megafonía, camisetas, herramientas y
repuestos básicos de bicicletas...
5º Después de contactar con los encargados de los ayuntamientos, cuando no hubiera
guardias jurados, encargarse de abrir y cerrar los polideportivos, recoger objetos perdidos y
encender y apagar las luces.
6º Recibir a los participantes en los autobuses de apoyo y ayudar a la carga/descarga de
bicicletas.
7º Informar cada día del lugar y horario del desayuno, y del horario de apertura del
polideportivo, ya que cada ayuntamiento tenía sus restricciones.
8º Estar localizable siempre por móvil.
La recepción
El primer día, viernes 30, llegaron a Antequera unos 60 participantes. El día siguiente, sábado,
llega el grueso de los participantes, unos 110.
A cada recién llegado se le hace entrega de los obsequios:
-Una gorra con el logo de “Andalucía”.
-Un cuaderno de ruta con la descripción del itinerario diario y sitios de interés turístico.
-Un bidón de agua para bicicleta.
-Una camiseta con el logo de la Junta de Andalucía y la mascota de Los Encuentros 2007.
-Vales para los desayunos, la comida en la Vía Verde, y la merienda en el Castillo de
Gibralfaro.
-Lista de teléfonos de urgencias y móviles de voluntarios.
UNIDAD 5: COMPONENTES DE UN EVENTO DEPORTIVO
La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.
En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.
Las personas que van a trabajar para organizar y llevar a feliz término el evento se deben organizar en diferentes comités y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comités de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logística y técnico.
El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité técnico trabaja en la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios.
Ya teniendo en cuenta lo concerniente a la fijación del precio y los comités que van a trabajar es necesario hablar sobre la clasificación del evento el cual se divide de acuerdo a lo que se busca con el cértamen. Por consiguiente se puede hablar de eventos de capacitación, recreativos y competitivos.
Los eventos de capacitación se dividen en talleres, seminarios, congresos, y ponencias y estos consisten en capacitar a los participantes en un tema de interés para ellos, por eso en el proceso de planeación es importante indagar sobre temas que puedan tener varia acogida entre el grupo objeto por ejemplo un congreso internacional de recreación y tiempo libre o un seminario taller de ciencias aplicadas al deporte. Otro punto clave es la buena escogencia de los ponentes, que sean personas capacitadas y con mucha experiencia en el tema que van a tratar de tal forma que sea llamativo para el participante, que y no se puede dejar a un lado lo relacionado con las ponencias, estas no deben ser repetitivas y deben estar actualizadas.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.
Entre los eventos recreativos se encuentran los campamentos, gymkhanas y actividades acuáticas para su organización se debe tener en cuenta el staff o grupo de trabajo, logística para los materiales a utilizar y el paramédico para el cuidado de los participantes. Los certámenes recreativos se venden a empresas por medio de propuestas que incluyen todo lo necesario durante el tiempo que el grupo este con el staff de recreadores.
En los eventos deportivos se pueden resaltar los campeonatos y torneos, en estos debe haber un reglamento en el cual quede especificado el sistema de juego a utilizar, las inscripciones, la premiación y todo lo relacionado con las faltas y sanciones, en estos se enfrentan delegaciones de forma grupal e individual, se debe tener en cuenta que se busca ganar, integrar los participantes y la formación de valores por medio de la práctica deportiva. El grupo organizativo debe tener en cuenta la organización de los equipos, la atención a los delegados, la información oportuna sobre las fechas y jornadas que se van a realizar, la buena escogencia del cuerpo arbitral que va a estar a cargo de los partidos, la premiación, el costo de la inscripción y la acreditación de deportistas, entrenadores y delegados.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área. Por último quiero terminar resaltando que el organizador de eventos deportivos debe ser una persona dinámica, proactiva y con la capacidad de solucionar problemas al instante, de esta forma se lograra cumplir con lo esperado y se obtendrán los beneficios personales, sociales y económicos esperados y se tendrá el agrado de brindar a las personas un evento que cumpla con sus expectativas y de esta forma valdrá la pena el tiempo dedicado en la planeación y la organización del mismo y saber que si apostamos con pasión y amor por lo que se esta realizando siempre se va a culminar con mucho éxito.
En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.
Las personas que van a trabajar para organizar y llevar a feliz término el evento se deben organizar en diferentes comités y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comités de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logística y técnico.
El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité técnico trabaja en la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios.
Ya teniendo en cuenta lo concerniente a la fijación del precio y los comités que van a trabajar es necesario hablar sobre la clasificación del evento el cual se divide de acuerdo a lo que se busca con el cértamen. Por consiguiente se puede hablar de eventos de capacitación, recreativos y competitivos.
Los eventos de capacitación se dividen en talleres, seminarios, congresos, y ponencias y estos consisten en capacitar a los participantes en un tema de interés para ellos, por eso en el proceso de planeación es importante indagar sobre temas que puedan tener varia acogida entre el grupo objeto por ejemplo un congreso internacional de recreación y tiempo libre o un seminario taller de ciencias aplicadas al deporte. Otro punto clave es la buena escogencia de los ponentes, que sean personas capacitadas y con mucha experiencia en el tema que van a tratar de tal forma que sea llamativo para el participante, que y no se puede dejar a un lado lo relacionado con las ponencias, estas no deben ser repetitivas y deben estar actualizadas.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.
Entre los eventos recreativos se encuentran los campamentos, gymkhanas y actividades acuáticas para su organización se debe tener en cuenta el staff o grupo de trabajo, logística para los materiales a utilizar y el paramédico para el cuidado de los participantes. Los certámenes recreativos se venden a empresas por medio de propuestas que incluyen todo lo necesario durante el tiempo que el grupo este con el staff de recreadores.
En los eventos deportivos se pueden resaltar los campeonatos y torneos, en estos debe haber un reglamento en el cual quede especificado el sistema de juego a utilizar, las inscripciones, la premiación y todo lo relacionado con las faltas y sanciones, en estos se enfrentan delegaciones de forma grupal e individual, se debe tener en cuenta que se busca ganar, integrar los participantes y la formación de valores por medio de la práctica deportiva. El grupo organizativo debe tener en cuenta la organización de los equipos, la atención a los delegados, la información oportuna sobre las fechas y jornadas que se van a realizar, la buena escogencia del cuerpo arbitral que va a estar a cargo de los partidos, la premiación, el costo de la inscripción y la acreditación de deportistas, entrenadores y delegados.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área. Por último quiero terminar resaltando que el organizador de eventos deportivos debe ser una persona dinámica, proactiva y con la capacidad de solucionar problemas al instante, de esta forma se lograra cumplir con lo esperado y se obtendrán los beneficios personales, sociales y económicos esperados y se tendrá el agrado de brindar a las personas un evento que cumpla con sus expectativas y de esta forma valdrá la pena el tiempo dedicado en la planeación y la organización del mismo y saber que si apostamos con pasión y amor por lo que se esta realizando siempre se va a culminar con mucho éxito.
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